جلسات اداری در شهرستانها، بهویژه در ملکان، یکی از ابزارهای اصلی برای هماهنگی بین نهادهای مختلف و پیگیری مسائل محلی است. اما گاهی این جلسات بهرغم برگزاریهای متعدد، هیچگونه نتیجه ملموس و مؤثری به همراه ندارد. یکی از نمونههای بارز این امر، موضوع اصلاح و تعریض جاده مبارکشهر و تأمین روشنایی آن است که تاکنون در جلسات مختلف شورای ترافیک شهرستان ملکان، به تصویب رسیده است. در هر یک از این جلسات، مسئولین، از جمله شهرداران دو شهر ملکان و مبارکشهر و دیگر مقامات ذیربط، قول دادهاند که عملیات اجرایی این پروژه آغاز خواهد شد. با این حال، با گذشت زمان، هیچگونه اقدام عملی در این خصوص مشاهده نشده است.
هزینههای برگزاری جلسات اداری: برگزاری جلسات اداری، بهویژه در سطوح مختلف و با حضور مسئولان و کارشناسان، هزینههای زیادی به همراه دارد که شامل هزینههای لجستیکی (مانند تأمین مکان، تجهیزات و پذیرایی)، هزینههای نیروی انسانی (حضور مسئولان و کارشناسان)، و هزینههای سفر (در صورت برگزاری جلسات خارج از محل معمول) میشود. با این حال، اگر خروجی این جلسات به نتایج عملی و محسوس تبدیل نشود، این هزینهها بیثمر و بهنوعی هدر رفته محسوب میشوند.
یکی از مشکلات اصلی این جلسات، عدم گزارشدهی بهموقع و شفاف از نتایج آنها است. اگرچه گاهی اوقات مصوبات جلسات در رسانههای محلی منتشر میشود، اما در بیشتر مواقع، این گزارشها بهطور جامع و دقیق در دسترس مردم قرار نمیگیرند. شفافیت در گزارشدهی و اطلاعرسانی از نتایج جلسات و مصوبات، میتواند به تقویت اعتماد عمومی و پیگیری مطالبات مردم کمک کند.
اگرچه در جلسات متعدد، مصوبات و تصمیمات مختلفی اتخاذ میشود، اما یکی از سوالات اساسی این است که آیا این مصوبات به مرحله اجرا میرسند؟ در مورد پروژه اصلاح و تعریض جاده مبارکشهر و تأمین روشنایی آن، بهرغم مصوبات متعدد، هیچگونه عملیاتی صورت نگرفته است. این وضعیت میتواند ناشی از مشکلات مختلفی نظیر کمبود منابع مالی، عدم هماهنگی بین نهادهای مسئول، یا نبود نظارت و پیگیری مؤثر باشد.
برای رفع مشکلات موجود و اطمینان از اجرایی شدن مصوبات، ضروری است که پیگیری مستمر و نظارت دقیق بر پروژهها صورت گیرد و گزارشهای شفاف و بهموقع به مردم ارائه شود تا از روند پیشرفت پروژهها و مشکلات احتمالی آنها آگاه باشند. همچنین، ایجاد هماهنگی بیشتر بین نهادها و دستگاههای مسئول میتواند سرعت و کارآیی اجرایی پروژهها را افزایش دهد. در نهایت، برای تقویت شفافیت و اعتماد عمومی، پیشنهاد میشود که از نظارتهای مستقل و گزارشدهی منظم استفاده شود تا مسئولین در برابر تصمیمات خود پاسخگو باشند و هزینهها بهطور بهینه مدیریت شوند.با در نظر گرفتن این موارد، میتوان امیدوار بود که جلسات اداری و مصوبات آنها نتیجهبخشتر و مؤثرتر باشند و هزینههای مرتبط با آنها بهطور بهینهتری استفاده شود. این رویکرد نه تنها به تسریع در فرآیند اجرایی کمک خواهد کرد، بلکه موجب افزایش رضایت مردم و تقویت فرهنگ پاسخگویی در نهادهای مسئول نیز میشود.